Hva betyr automatisering for en liten bedrift?
Det betyr at oppgaver som gjentas, skjer av seg selv i stedet for at du gjør dem for hånd. For en stor bedrift kan det være store systemer. For en liten bedrift er det ofte små ting: en e-post som sendes automatisk, et skjema som havner rett i riktig liste, eller en påminnelse som går ut uten at du må huske den.
Hver enkelt oppgave tar kanskje bare noen minutter. Men de gjentas hver dag eller hver uke, ofte på kvelden etter at selve jobben er gjort. Det er der tiden forsvinner.
Hvilke oppgaver passer best å automatisere?
De som er like hver gang, og som følger faste regler. Hvis du kan forklare oppgaven som «når dette skjer, gjør det», er den ofte en god kandidat. Vanlige eksempler er:
- bekreftelse til kunden når de har sendt en forespørsel
- påminnelse om avtalt befaring eller oppdrag
- oppfølging av tilbud som ikke er besvart
- påminnelse om ubetalte fakturaer
- henvendelser fra nettsiden som legges rett inn i en kundeliste
- forespørsel om anmeldelse etter fullført jobb
Det som ikke passer, er oppgaver som krever skjønn hver gang. Prising av en kompleks jobb, en vanskelig samtale med en misfornøyd kunde eller en faglig vurdering bør du gjøre selv.
Hvor bør du starte?
Start med det som irriterer deg mest, eller det som oftest blir glemt. Skriv ned de faste oppgavene du gjør i løpet av en vanlig uke. Marker de som er like hver gang. Velg én av dem, og få den til å fungere før du går videre.
Det er fristende å ville automatisere alt på én gang. Det er sjelden lurt. Hver automatisering må settes opp, testes og passes på. Det er bedre med noen få som virker, enn mange som halvveis virker.
Hva er forskjellen på automatisering og AI?
Vanlig automatisering følger regler du har bestemt på forhånd. Den gjør nøyaktig det den er satt opp til, hver gang. AI kan håndtere ting som er mindre forutsigbare, som å forstå et spørsmål skrevet med egne ord eller sortere henvendelser etter hva de handler om.
Ofte er den enkle automatiseringen nok. AI er nyttig der oppgaven krever at noe forstår språk, men gir også mer å passe på. Bruk AI der det gir en klar fordel, ikke fordi det høres moderne ut.
Må systemene snakke sammen?
Det er gjerne der gevinsten ligger. Har du e-post, kalender, regnskapssystem og kanskje et kundesystem som ikke henger sammen, blir du selv limet mellom dem, og skriver det samme inn flere steder.
Systemer kan ofte kobles sammen, enten direkte eller via egne koblingstjenester. Før noe kobles, bør du vite hvilket system som er «fasiten» for hver type informasjon. Ellers risikerer du at det samme ligger forskjellig to steder.
Hva kan gå galt?
Det vanligste er at en automatisering slutter å virke uten at noen merker det. En kobling brytes etter en oppdatering, og plutselig har kundene ikke fått bekreftelse på flere uker. Sørg for at noen får beskjed når noe feiler, og sjekk jevnlig at det fungerer.
Det nest vanligste er at automatiseringen blir for upersonlig. Kundene merker forskjell på en hjelpsom påminnelse og masseutsendelser. Skriv tekstene slik du selv ville sagt det.
Hva med personvern?
Når du automatiserer, flytter du ofte personopplysninger mellom systemer. Tenk over hvilke opplysninger som faktisk trengs, hvor de lagres, og hvem som har tilgang. Samle ikke inn mer enn du trenger, og slett det du ikke lenger har bruk for. Bruker du tjenester som behandler kundedata for deg, bør du ha orden på avtalene med dem.
Hva koster det?
Det avhenger av hvor mye som skal kobles sammen og hvor tilpasset det må være. Enkle automatiseringer kan ofte settes opp i verktøy du allerede betaler for. Mer omfattende koblinger mellom systemer krever mer arbeid, og gjerne noe vedlikehold over tid. Spør alltid hva som skjer når noe slutter å virke, og hvem som retter det.
Hvor passer en chat på nettsiden inn?
En chat på nettsiden er én form for automatisering av første kontakt med kunden. Den svarer på vanlige spørsmål og tar imot henvendelser når du ikke har mulighet. Les mer om AI-kundeservice og chat på nettsiden, se spørsmål og svar, eller prisene på forsiden.