Hvorfor er det vanskelig å vite hvor man skal starte?
Fordi alt ser ut som det kan automatiseres. Det finnes verktøy for nesten hver eneste oppgave, og alle lover å spare deg tid. Men hver automatisering må settes opp, testes og passes på. Starter du med feil ting, bruker du mer tid enn du sparer.
Det lønner seg derfor å ta et lite skritt tilbake før du kjøper noe, og se på hvordan du faktisk bruker tiden din i dag.
Steg 1: Skriv ned hva du gjør i løpet av en uke
Lag en enkel liste over de faste oppgavene du gjør utenom selve jobben. Ikke bare de store, men også de små: svare på e-post, sende tilbud, følge opp tilbud, sende fakturaer, purre, bestille materialer, avtale tider, minne kunder på avtaler, be om anmeldelser, legge inn timer.
Skriv dem ned etter hvert som de dukker opp, gjerne i løpet av en vanlig uke. Det er lett å glemme de små oppgavene når du prøver å huske dem i etterkant.
Steg 2: Vurder hver oppgave
Gå gjennom lista og vurder hver oppgave på tre spørsmål. Gi gjerne hver av dem høy, middels eller lav:
- Hvor ofte gjør du den?
- Hvor mye tid tar den hver gang?
- Er den lik hver gang, eller krever den skjønn?
Oppgaver som er hyppige, tidkrevende og like hver gang, er de beste kandidatene. Oppgaver som krever din vurdering hver gang, bør du som regel gjøre selv.
Steg 3: Se etter det som blir glemt
Noen oppgaver tar ikke mye tid, men blir ofte glemt. Det kan være å følge opp et tilbud, minne en kunde på en avtale, eller purre på en faktura. Å glemme dem koster ofte mer enn tiden de tar. Slike oppgaver er gode å automatisere, selv om de ikke skårer høyt på tid.
Steg 4: Velg én ting og gjør den ferdig
Velg den oppgaven som skårer best, og automatiser den først. Bare den. Sett den opp, test den og bruk den i noen uker før du går videre. Det er fristende å gjøre mange ting samtidig, men da blir det vanskelig å vite hva som virker, og hva som har gått i stykker.
Hva er typiske gode førstevalg?
For mange små bedrifter er dette gode steder å starte:
- Automatisk bekreftelse til kunden når de har sendt en forespørsel.
- Påminnelse til deg selv om å følge opp tilbud som ikke er besvart.
- Automatisk påminnelse til kunder om avtalt befaring eller oppdrag.
- Purring på ubetalte fakturaer, ofte innebygd i regnskapssystemet.
- Forespørsel om anmeldelse etter at en jobb er ferdig.
Flere av disse kan settes opp i verktøy du allerede har, som e-post, kalender eller regnskapssystem. Sjekk det før du kjøper noe nytt.
Hva bør du ikke automatisere?
Det som krever skjønn, empati eller faglig ansvar. Prising av komplekse jobber, samtaler med misfornøyde kunder, faglige råd og avgjørelser om sikkerhet bør du ta selv. Det samme gjelder kommunikasjon der kunden forventer å snakke med deg personlig.
Vær også forsiktig med å automatisere ting du ikke forstår godt. Kan du ikke forklare oppgaven som en enkel regel, er den sannsynligvis ikke klar for automatisering.
Trenger du AI?
Ofte ikke. De gode førstevalgene over kan som regel gjøres med vanlig automatisering, uten AI. En påminnelse som sendes en viss tid etter en hendelse, trenger ingen intelligens. AI blir nyttig når oppgaven handler om å forstå språk, for eksempel å svare på spørsmål skrevet med egne ord, eller å sortere henvendelser etter innhold.
Les mer i rådet om AI-verktøy for små bedrifter.
Hvordan vet du om det virket?
Sammenlign med hvordan det var før. Bruker du mindre tid på oppgaven? Blir den sjeldnere glemt? Har kundene merket noe? Svarer kundene på påminnelsene? Har det oppstått nye problemer? Noter det enkelt, så du har noe å gå tilbake til.
Sjekk også jevnlig at automatiseringen fortsatt virker. En automatisering som har sluttet å virke uten at noen merket det, kan gjøre mer skade enn ingen automatisering.
Hva hvis du ikke har tid til å sette det opp selv?
Da er det to veier. Den ene er å bruke funksjoner som allerede finnes i verktøyene du har, og som krever lite oppsett. Regnskapssystemer har gjerne purring innebygd, og e-posttjenester har automatiske svar og maler. Det er ofte nok til å komme i gang.
Den andre er å få hjelp. Da er det viktig at du vet hva du vil ha automatisert, og hvorfor. Lista du lagde i de to første stegene, er et godt utgangspunkt for en samtale med den som skal hjelpe deg. Spør også hvem som passer på automatiseringen etterpå, og hva som skjer når noe slutter å virke.
Hvor ofte bør du se over automatiseringene?
Jevnlig, og alltid når noe endrer seg i bedriften. Nye priser, nye tjenester, nytt telefonnummer eller et nytt system kan gjøre at en automatisering sender feil informasjon. Sett av en stund noen ganger i året til å gå gjennom alt som går av seg selv.
Hva med første kontakt med nye kunder?
Første kontakt kan være en av de mest forstyrrende oppgavene for en håndverker. Kundene ringer og skriver mens du jobber, og en del av spørsmålene er de samme. Det er også en oppgave der det koster mye å gjøre det for sent.
En AI-chat på nettsiden kan ta mye av denne første kontakten. Kundefangst er en slik chat. Den svarer ut fra informasjon du har godkjent, tar imot navn, nummer og hva det gjelder, og sender det til deg på e-post. Les mer om AI-kundeservice, eller om automatisering for bedrifter generelt.